Tedarik Nedir?

Tedarik, bir işletme için satıcılardan veya tedarikçilerden mal, hizmet veya ham madde tedarik etme ve satın alma eylemidir. Bu mal veya hizmetleri tedarik etmek için dahil olan ve gereken her eylemi içerir ve resmi bir tedarik süreci, satın alma ekiplerinin her satın almayı talep etmesine, onaylamasına ve izlemesine ve işletme harcamalarını kontrol etmesine yardımcı olur.

Boyut veya sektör fark etmeksizin, hiçbir işletme tamamen kendi kendine yeterli değildir. Herkes, iç operasyonları sürdürmek ve/veya satmak üzere ürün üretmek için üçüncü taraf tedarikçiler tarafından sağlanan mal ve hizmetleri satın almaya güvenir.

Tedarik, yalnızca ihtiyaçlara ve bütçeye göre ne satın alınacağına karar vermekle kalmaz, aynı zamanda şirketin satın alma işleminden yeterli değeri aldığından da emin olmayı içerir. Hepimiz bu işi bireyler olarak kendimiz yaparız. Yaptığınız herhangi bir satın alma, ürünün kalitesine, kapınıza kadar teslim edilmesinin ne kadar zaman aldığına, satın alma işleminizden ne kadar değer elde edeceğinize ve diğer birçok faktöre bağlıdır.

Ancak işletmeler, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve hükümet organları için söz konusu süreç daha da karmaşıktır. Hangi mal ve hizmetlerin paraya en iyi değeri sunduğunu bulmanın yanı sıra, tedarik şunları içerir:

• Stok yönetimi ve piyasa talebine göre ihtiyaçların belirlenmesi
• Bütçe ve envanteri çok önceden planlamak
• İdeal üçüncü taraf tedarikçiyi bulmak için pazar araştırması yapmak
• Tedarikçilerle sözleşme müzakereleri yapmak ve rekabetçi ihalelere katılmak
• Tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesi
• Alınan mal ve hizmetlere ilişkin kalite güvencesinin gerçekleştirilmesi
• Hammadde veya temel bir hizmet için tedarikin her zaman stokta bulunmasını sağlamak
• Satınalma siparişi kaydının tutulması ve tedarik performansını ölçmenin diğer yolları

Doğrudan tedarik için (aşağıda daha ayrıntılı olarak inceleyeceğimiz), tedariki bir tedarik zinciri içinde mal ve hizmetleri edinmeye yönelik sistematik bir yaklaşım olarak düşünebilirsiniz. Bir tedarik görevlisinin, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu doğru mal ve hizmetleri bulmakla ilgili tüm faaliyetleri yönetmesi ve tüm bunları yaparken işletmenin genel hedefleriyle uyumlu kalması gerekir.

Bu geniş tanım, kavramın gerektirdiklerinin sadece yüzeyini çiziyor. Şimdi bunu biraz daha açalım.

Tedarik Genel Bir Kurumsal Stratejiye Nasıl Uyuyor?

Bu sürecin yalnızca finans departmanı için önemli olduğunu düşünmeyin. Tedarik aslında bir işletmeyi yönetmenin diğer yönleriyle bağlantılı genel bir işleve sahiptir. Kar marjı ve sonuç, bir B2B işlemi sırasında bir alıcının işletmesinin ilk dikkate aldığı şeydir.

Finansal boyutların ötesinde, tedarik stratejisi genel kurumsal stratejiyi birkaç şekilde doğrudan etkiler.

• Kurumsal kimlik.  Kuruluşunuzun inançları nelerdir ve neyi savunuyor? Bu soruların yanıtları, mal ve hizmet seçiminizle uyumlu olmalıdır. Örneğin, çevre dostu olmakla övünüyorsanız, seçtiğiniz tedarikçiler bu özveriyle daha iyi uyuşmalıdır.
• Pazardaki konumunuz.  Hedef kitleniz kim ve sizden ne bekliyorlar? Müşteri tabanınızın ihtiyaçları ve tercihleriyle uyumlu bir şekilde tedarikçi ilişkilerinizi seçin.
• İnsan kaynakları.  Kimi işe aldığınız, tedarik sürecine nasıl yaklaşıldığını nihai olarak etkiler. Uygun şekilde deneyimli bir tedarik uzmanı mı işe alıyorsunuz yoksa satın alma faaliyetlerini başka birine mi emanet etmelisiniz?

Yöneticilerin genellikle bir tedarik departmanı oluşturmaya ve personel alımına çok fazla zaman ve çaba harcamaları mantıklıdır, çünkü bu temelde iş modelini tanımlar.

Tedarik Türleri

Bu süreç genellikle birkaç kategoriye ayrılır: doğrudan, dolaylı ve hizmet. Her türün ne kadar kullanıldığı şirkete bağlıdır, ancak hepsi önemli bir rol oynar.

Doğrudan Tedarik

Ürün yelpazenizin oluşturulması için bazı mal ve hizmetler gereklidir. Örneğin bir dizüstü bilgisayar üreticisinin bellek, pil ve ekran gibi ayrı bilgisayar bileşenleri sipariş etmesi gerekir. Bu tür doğrudan satın alma, genel olarak üretim endüstrisinde yaygındır.

Çünkü bu kategori doğrudan gelirinizi ve büyümenizi etkilediğinden, tedarikçi ilişkileri uzun vadede önem taşır; çünkü pek çok şirket ham madde kaynaklarını sık sık değiştirmez.

Dolaylı Tedarik

Diğer satın alma faaliyetleri, bulut tabanlı yazılım çözümleri, ofis ekipmanları, seyahat masrafları ve kamu hizmetleri satın almak gibi öncelikle işletmenin dahili, günlük operasyonlarına hizmet etmeyi amaçlar. Bu anlamda mal satın almak, tabiri caizse “dişlilerin dönmesini sağlar” ve hizmet tabanlı endüstrilerde en yaygın olanıdır.

Burada bahsettiğimiz mal ve hizmetler, doğrudan tedarikle karşılaştırıldığında genellikle tüketilebilir ve geçicidir, bu nedenle tedarikçi ilişkisi genellikle kısa vadeli olarak ele alınır. Ancak, dolaylı tedarik içinde güvenilir tedarikçi ilişkileri oluşturmak da önemlidir ve alıcılara en iyi fiyatları ararken ve sözleşmeleri yenilerken yardımcı olabilir.

Hizmet Alımı

Şirketler asla tamamen homojen bir grup olarak faaliyet göstermezler; çalışanları ve süreçleri birbirine bağlamanın yollarına ihtiyacınız vardır. Bunu yapmak için profesyonel danışmanlık hizmetleri, yazılım abonelikleri veya geçici iş gücü alabilirsiniz.

Sorunsuz bir iş akışı oluşturmak için “boşlukları dolduran” hizmet tedariki, genellikle tedarikçilerle sözleşmeye dayalı ilişkilerle sonuçlanır.

Tedarik ve Satın Alma Arasındaki Temel Farklar

Kaçınılmaz olarak ortaya çıkan bir soru, tedarik ile satın alma arasındaki farkın nasıl belirleneceğidir. Kavramlar iç içe geçmiştir ancak aynı değildir, çünkü tedarik yalnızca satın alma faaliyetlerinden daha fazlasını ifade eder.

Tedarik, bir organizasyon bir şey tedarik ederken gerçekleşen benzersiz süreçlerin alt kümesini içerir. Bunlara çeşitli satıcılar veya tedarikçilerle yapılan pazarlıklar, tedarikçileri organizasyona dahil etme süreci ve bir organizasyonun bütçesi, değerleri ve daha fazlasına dayalı olarak mal ve hizmetlerin stratejik seçimi dahildir.

Satın alma, basitçe ifade etmek gerekirse, mal ve hizmetlerin nasıl sipariş edildiği süreciyle ilgilidir. Satın alma, daha büyük tedarik sürecinin içinde yer alır. İkisini daha da farklılaştırmaya yardımcı olmak için, şu açılardan farklılık gösterdiklerini unutmayın:

Son Hedefler

Tedarikin amacı, stratejik bir şekilde belirli bir şirket ihtiyacını karşılamaktır. Bu, bir hizmet veya mal sipariş etme sürecinin ötesine geçer ve farklı seçenekleri keşfetme ve şirketin tanımladığı belirli kriterlere (maliyet, sağlayıcının konumu vb. gibi) göre en ideal olanı belirleme sürecini daha da derinleştirir.

Satın almanın amacı şirket harcamalarını düzenlemek ve seçilen mal veya hizmeti edinmektir.

Ana Hususlar

Tedarik süreci, belirli bir mal veya hizmetin maliyetinden çok değerine daha fazla vurgu yapma eğilimindedir. Satın alma, değerden çok fiyata odaklanır; bu da satın almanın şirket harcamaları etrafında merkezlendiği düşünüldüğünde mantıklıdır.

İşlem Sırası

Tedarikin bir şey satın alma eylemini içerdiğinden bahsettiğimizi hatırlıyor musunuz? Gerçekten de, satın alma tedarikin daha geniş kapsamına girer. Tedarik faaliyetlerinin kapsamı, bir ihtiyacın belirlenmesinden karşılanmasına kadar uzanır ve satın alma, ihtiyacın karşılandığı tedarik sürecinin sonuna doğru nokta olarak durur.

Dahil Olan Görevler

Tedarikin tam adımlarına daha derinlemesine ineceğiz, ancak şimdilik, tedarikte yer alan farklı görevler hakkında temel bir anlayışa sahip olmak, tedarikin satın almadan farklı olduğu yolları sağlamlaştırmaya gerçekten yardımcı olabilir. Tedarikte yer alan görevler şirketler arasında bir dereceye kadar farklılık gösterir ve genellikle şunları içerir:

• Mal veya hizmete olan ihtiyacın belirlenmesi
• Satın alma talebinde bulunma
• Mevcut farklı kaynak seçeneklerini keşfetmek
• Seçilen tedarikçilerle sözleşmelerin müzakere edilmesi ve kapatılması
• Tedarikçileri sisteme dahil etmek ve ilgili dokümantasyon üzerinde iş birliği yapmak
• Satınalma siparişi oluşturma
• Mal veya hizmeti almak
• Üçlü eşleştirmenin yürütülmesi
• Faturanın onaylanması ve ödemenin gerçekleştirilmesi

Buna karşılık, satın alma, mal veya hizmeti elde etmekle ilgili temel görevlere odaklanır: sipariş verme, alma ve ödeme. Yani, satın alma siparişi işleme, satın alma talepleri ve ödeme işleme gibi işlemsel faaliyetlere odaklanır.

Tedarikçiler Üzerindeki Etki

Tedarikçilerin veya satıcıların hem tedarik hem de satın alma süreçlerinin temel bir unsuru olduğunu dikkate almak önemlidir. Her iki süreç için de tedarikçinin şirket içindeki iletişim noktası farklı olabilir. Tedarikçinin bu POC’lerin her biriyle ilişkisi de büyük olasılıkla farklı olacaktır.

İşletmenin satın alma sorumlusu, işlemi en verimli şekilde yürütmeye daha fazla odaklanacaktır, tedarikte yer alan kişi veya kişiler ise tedarikçiyle dostça ve karşılıklı olarak faydalı bir ilişki geliştirmekle ilgilenecektir. Her iki strateji de tedarikçi performans yönetimi olarak bilinen şeyin önemli bileşenleridir.

Diğer İlgili İş Akışlarıyla Farklar

Hatta bazı profesyoneller tedarik ve tedarik zinciri gibi ilgili süreçlerle tedarik kelimesini birbirinin yerine kullanma hatasına düşüyor. Şimdi bu terimleri açıklığa kavuşturalım.

Tedarik ve Kaynak

Kaynak bulma, küresel kaynak bulma ve satın alma süreci, tedarikin bir alt kategorisi olarak kabul edilir. Bu adımda, bir işletme, pazar raporlarından ve endüstri uzmanlarından gelen verileri kullanarak ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetler için potansiyel tedarikçileri arar. Her bir tedarikçinin çeşitli faktörlerini göz önünde bulunduracaktır, bunlar arasında şunlar yer alır:

• Maliyet ve kalite
• Güvenilirlik
• Tedarikçi sertifikaları
• Finansal riskler
• Vergi maliyetleri
• Potansiyel lojistik sorunlar

Kendinizi tek bir kaynakla sınırlamamanız şiddetle tavsiye edilir. Bu şekilde rekabetçi fiyatlar üzerinde pazarlık yapmak daha zor olmakla kalmaz, aynı zamanda o tedarikçi zorluklar yaşıyorsa kendinizi potansiyel kesintiler riskine de atarsınız.

Burada pazar farkındalığı çok önemlidir çünkü alıcı tedarikçi yelpazesindeki yeni fırsatlardan ve değişikliklerden yararlanabilecektir.

Tedarik ve Tedarik Zinciri

Yaygın olarak karıştırılan bir diğer terim ise doğrudan tedarikin aslında bir bileşeni olduğu tedarik zinciri yönetimidir. Tedarik, dahili operasyonları sürdürmek ve ürün üretmek için mal ve hizmet elde etmenin yukarı akış çalışmasını ifade eder. Tedarik zinciri, bir işletmenin ürün hattının oluşturulması için hem yukarı akış hem de aşağı akış iş akışlarını kapsar.

Daha spesifik olmak gerekirse, tedarik zinciri iş akışı tedarik tamamlandıktan sonra başlar. Aşağıdaki adımlar şunlardır:

• İşletmenin ürün çıktısını üretmek
• Bu bitmiş ünitelerin toptancılara, depolara ve dağıtım merkezlerine taşınması
• Perakendeye dağıtım
• Son tüketicilere yönelik nihai satışlar

Tedarik zinciri yönetimi alanında kalite kontrol ve lojistik önemli bir öneme sahiptir. Sürecin amacı, tedarik oranlarını ve müşteri memnuniyetini yüksek tutarken geliri artırmaktır. Şirketinizin çıktısı tüketicinin eline sorunsuz bir şekilde ulaştığı sürece, tedarik zinciri yönetimi işini yapıyor demektir.

Tedarik Süreci Nelerden Oluşur?

Öncelikle, bunun nasıl aktığını anlamamız gerekiyor. Bir tedarik veya finans departmanı toplantısının yönetim kurulu odasında tam olarak neler oluyor?

Tedarik Süreci Akışı Nedir?

Bir talepten satın alma emrine ve faturanın onayına kadar tedarik, bunu uygulayan her işletmeye özgü bir dizi adımı ifade eder. Bununla birlikte, tedarikin tüm uygulamalarında ortak olan 3 bileşen bulabilirsiniz.

• Prosedür.  Şirket, tedarikçilerden siparişleri incelerken, kabul ederken ve alırken hangi adımların tamamlanması gerektiğini tam olarak belirtmelidir. Düzensiz veya kötü uygulanan bir prosedür, gecikmelere ve ödenmemiş ödemelere yol açabilecek verimsizliklere ve potansiyel hatalara neden olur.
• Yönetim.  Buradaki paydaşlar kimlerdir ve her birinin iş akışının başarısına yönelik sorumluluğu nedir? Her adımda uygun yetkilendirmeler yapılıyor mu? Organizasyon ne kadar büyükse ve satın alma ne kadar önemliyse, dahil olan kişi sayısı da o kadar fazla olur.
• Belgeleme.  Evrak işleri, tedarik süreci akışının bir gerçeğidir, çünkü bilgileri daha sonra referans ve denetim için saklamak, hem alıcı hem de satıcı için zahmetsiz hale getirir.

Bir süreç akışı, esasen satın alma süreciyle ilgili bir sonraki adımın ne olduğunu ayrıntılı olarak açıklayan bir akış şemasıdır. Herkes tüm prosedürün nasıl göründüğünü bildiğinde, tedarik herkes için şeffaf ve adil hale gelir. Bir şema ayrıca süreçteki potansiyel iyileştirme alanlarını veya boşlukları belirlemenize yardımcı olur.

Tedarik Sürecinde Hangi Adımlar Yer Alır?

Kesin akış, her şirketin kendi gereksinimleri, ihtiyaçları ve tercihleri ​​olduğu için işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Tipik bir akış örneğine bakalım:

• İşletme bir ihtiyaç belirler.  Departman başkanları, yöneticiler ve diğer paydaşlar, satın almaları gerekenleri bulmak ve haklı çıkarmak için iş birliği yaparlar. Stok kontrolü, çok fazla ödeme yapmadan işletmenin her zaman ham maddeler ve hizmetler için yeterli stok bulundurması için bir rol oynar.
• Paydaşlar bir satın alma talebi yazarlar.  Bir tedarikçi zaten mevcutsa, satın alma talebi siparişlerin iş hedeflerine uygun olmasını sağlamaktan sorumlu olan belirlenmiş onay ekibine gönderilir. Onay üzerine, sipariş bir satın alma talebi haline gelir.
• … veya bir RQF.  Bir tedarikçi henüz mevcut değilse, tedarik departmanı ideal bir tedarikçi bulmak için RFQ’lar veya Teklif Talepleri gönderir. Bu adım doğrudan müzakere veya açık artırma tabanlı bir ihale süreci olabilir. Pazar analistleri tedarikçi kalitesini karşılaştırır ve hangilerinin şirket için en iyi yatırım getirisini sağlayacağını belirler.
• Talepler incelenir.  Her iki durumda da, son kullanıcıların ve departman başkanlarının ihtiyacın geçerli olup olmadığına ve fonun mevcut olup olmadığına karar verdiği bir onay aşaması gelir. Onaylanırsa, siparişler siparişin tam teknik özelliklerini ve diğer niteliklerini ayrıntılı olarak açıklayan satın alma talepleri haline gelir.
• Satın alma işlemi gerçekleştirilir.  Onaylar tamamlandıktan, sözleşmeler müzakere edildikten ve satıcı kararlaştırıldıktan sonra, satıcı malları ve hizmetleri teslim eder. Siparişin alınması üzerine, işletme, satın alma emri, satıcı faturası ve teslim edilen malların doğruluğunun sağlanması için çapraz kontrol edildiği 3 yönlü bir eşleşmeye tabi tutulur. Teslimatla ilgili herhangi bir tutarsızlık veya sorun, daha sonra sorun çıkmasını önlemek için erken bir aşamada gündeme getirilir.
• İşlemin kaydı tutulur.  Tedarik ekibinin görevi son işlemde bitmez. Ayrıca tüm bu finansal faaliyetleri merkezi bir konumda takip etmekten sorumludur. Daha sonra sorunlar ortaya çıkarsa veya denetim gerekirse, kayıtlara geri bakmak çözümler geliştirmenin en iyi yoludur.

Tedarik sürecinin alt süreçleri arasında talep planlama ve tahmini, tedarikçi seçimi, tedarikçi görüşmeleri ve KPI değerlendirmesi yer alır.

Talep Planlama ve Tahmini

Pazar araştırmasının önemli olduğunu bilmek için uzman olmanıza gerek yok. Müşterileri markanızla etkileşim halinde tutmak, yalnızca istediklerini sunmak değil, aynı zamanda bunu zamanında yapmak anlamına gelir.

Bir tedarik departmanının satın alma emirlerini ve envanter stoklarını düzgün bir şekilde planlaması için, tüketici talebindeki dalgalanmaları tahmin etmesi ve buna göre ayarlamalar yapması gerekir. Aksi takdirde, organizasyon yetersiz stokta kalma ve talebi karşılayamama veya aşırı stokta kalma ve satılmayan birimlere gelir kaybetme riskiyle karşı karşıya kalır. Buradaki avantajlar şunlardır:

• Talepteki ani artışların uygun şekilde ele alınması.  Tatiller, doğal olaylar veya hatta mevsimsellik, tedarik zincirinin uygun talep planlaması yapılmadığı takdirde karşılamakta zorlanacağı talepte ani artışlara ve düşüşlere neden olabilir.
• İşgücü yönetimi.  Çok fazla veya çok az personel bulundurmak üretim süreci için maliyetli olabilir. İhtiyaç duyduğunuzda geçici ek personel alarak üretimdeki gecikmeleri önleyin.
• Nakit akışı yönetimi.  Satılmayan envanteri önlemenin yanı sıra, talep tahmini finans ekiplerine talepteki düşüşleri kapatmak için ne zaman kredi ayarlamaları gerektiğini söyler.

Bir işletme, geçmiş müşteri faaliyetleri, güncel olaylar ve veri analitiği gibi faktörleri kullanarak tedarik zincirini beklenen çıktıya uyacak şekilde ayarlayabilir.

Tedarikçi Seçimi

Yerel veya uluslararası olsun, doğru tedarikçi seçimi size ihtiyaçlarınız için en uygun maliyetli hizmeti sunacaktır. İşletmeler çeşitli tedarikçiler hakkında bilgi edinmek için RFI’lar (Bilgi Talepleri) yayınlar, bunların finansalları ve önceki faaliyetleri de dahildir. Bu belgeleri ihtiyaçlarınızla çapraz referanslamak seçim sürecinin bir parçasıdır.

Oradan, siparişinizin hacmi ve beklenen zaman ölçeği gibi ayrıntılarını içeren RFQ’lar yayınlamaya başlayabilirsiniz. Bir tedarikçi seçildikten ve ihale değerlendirmesi başladıktan sonra, sözleşmenin şartlarını kontrol etme zamanı gelir. Şunlara bakabilirsiniz:

• Diğer satıcılarla fiyat karşılaştırmaları
• Siparişi doğru bir şekilde yerine getirme yeteneği
• Ürün veya hizmetin kalitesi
• Kredi kontrolleri
• Tedarikçi denetimleri

Her iki taraf için riski en aza indirmek için hüküm ve koşulları belirleyecek bir tedarik sözleşmesi takip eder. Bu belgeyi tedarikçi ilişkilerini sürdürmek, sorunları çözmek ve daha sonra temel performans göstergelerinizi (KPI’ler) ölçmek için kullanacaksınız.

Tedarikçilerinizle olumlu bir ilişkiye sahip olmak, sektörle iyi ilişkiler kurmanızı sağlayacak, gelecekteki tedarik faaliyetlerinizi iyileştirecek ve ürünleri daha hızlı üretmenize ve rakiplerinizden önce pazara sunmanıza olanak tanıyabilir.

Müzakere

Genellikle bir “sanat” olarak tanımlanan müzakere, etkili bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için hem kişisel beceriler hem de finansal farkındalık gerektirir. Doğru yapıldığında, hem işletmenizin hem de tedarikçinin her iki tarafa da fayda sağlayacak şekilde anlaşmasını sağlar. Tedarik açısından bu, makul bir zaman diliminde en iyi kalitede en iyi fiyat anlamına gelir.

İş hayatında pazarlık nadiren bir günde yapılabilir. Kabul edilebilir koşullara ulaşmadan önce birkaç gün boyunca konuşmayı bekleyin. Test edilmiş pazarlık stratejileri şunları içerir:

• Satıcınızı veya tedarikçinizi araştırmak.  Tedarikçiyi kendi alanında başarılı olmaya motive eden şey nedir? Anlaşmanın kendi bakış açısından nasıl göründüğünü anlamak, onun çıkarlarına nerede hitap edebileceğinizi bulmanıza yardımcı olur.
• Bir aralıktan ziyade bir taban fiyat belirlemek.  Satıcınıza önceden bir fiyat aralığı sunmak cazip gelebilir, ancak genellikle bu strateji, o aralıktaki en yüksek fiyatın kararlaştırılmasıyla sonuçlanır. Minimum fiyatınız hakkında önceden net olun.
• Esnek olun.  Bazı durumlarda kaçınılmaz olarak taviz vermek zorunda kalacaksınız, bu yüzden çok fazla somut gereklilikle girmeyin.
• Ancak neyi kabul edemeyeceğinizi bilin.  Olumsuz bir anlaşmayla sonuçlanmamak için pazarlık konusu olmayan faktörlerinizi de hatırlayın. Temel gereklilikleri belirlemek çoğu durumda hala gereklidir.
• Vazgeçmenin ne zaman gerekli olduğunu bilin.  Yetenekli bir müzakereci, kabul edilebilir şartların ne zaman sağlanamayacağını erkenden anlayacaktır. Her zaman sağlam alternatifleriniz olsun, bu size geri çekilebileceğiniz bir şey verecek ve toplantı sırasında sizin lehinize bir nokta olabilir.

Güçlü müzakerelerin burada ele alabileceğimizden çok daha fazla yönü var, ancak dikkat edilmesi gereken bazı teknikler ve tuzaklar şunlardır:

• Önceden hazırlık yapın.  Toplantı için bir gündem belirleyin ve soruları hızlı bir şekilde yanıtlamak için satıcı hakkında önceden araştırma yapın. Ne kadar hazırlıklı olursanız, süreç her iki taraf için de o kadar hızlı olabilir.
• Size katılacak doğru kişileri seçmek.  Şirketinizdeki hangi ekip üyeleri satıcıyla ilişki kurmada en iyisidir? Güçlü iletişim becerileri, müzakere söz konusu olduğunda açıkça önemlidir.
• Bir bitiş özeti yapın.  Toplantının sonunda, yanlış anlaşılmaları önlemek için üzerinde anlaşılan tüm noktaları yazılı olarak özetleyin.
• Saldırganlıktan kaçının.  Müzakerelerin her iki taraf için de olumlu ilişkiler kurmayı amaçladığını unutmayın. Saldırgan yolu seçmek cazip gelebilir, ancak duyguları yatıştırmak ve tartışmalardan kaçınmak her zaman idealdir.

Müzakere, güçlü kişisel beceriler, tedarikçi hakkında önceden araştırma yapma ve etkili bir şekilde yürütülebilecek doğru strateji ve taktikleri gerektiren karmaşık bir alandır.

Tedarik KPI’ları

İşletmenizin ilerlemesini ve performansını ölçmek için KPI’larınız olduğunda anlamak çok daha kolaydır. Bu metriklerden herhangi biri kabul edilebilir seviyelerin altına düşerse, tedarik ekipleri ayarlamaların ne zaman yapılması gerektiğini tam olarak bilecektir. Aşağıda temel unsurlar yer almaktadır.

• Satınalma siparişi  çevrim süresi, her bir siparişin maliyeti ve teslim süresi.
• Tedarikçinin  bulunabilirliği, kalitesi ve uyumluluk düzeyi.
• Tasarruf ve maliyetten kaçınmayı da kapsayan yatırım getirisi .

Tedarik temel performans göstergeleri birçok biçimde gelir. Başarıyı ölçmenin ek yolları şunlardır:

• Envanter.  Depolama yönetimi, tedarik verimliliği için yaygın bir darboğazdır. Burada ölçülecek KPI’lar arasında stok ve yerine getirme doğruluğu, geri sipariş oranı ve envanter devir hızı bulunur.
• Çalışanlar.  Personel eğitiminiz ne kadar etkili? Çalışanlarınızın yüzde kaçı iyi performans gösteriyor veya düşük performans gösteriyor? Personel üretkenliğinin tedarik için muazzam etkileri olduğundan bu tür sorular önemlidir.
• Zaman dilimi.  Envanter tedariki söz konusu olduğunda hız maliyet kadar önemli olabilir. Teslim süresine, satın alma siparişi döngü süresine ve diğer faktörlere dikkat edin.
• Yatırım getirisi.  İster sipariş başına maliyeti belirlemek, ister satın almak için rakip tedarikçiler bulmak olsun, yatırımınızı optimize etmenin her zaman yolları vardır.

Başarıyı KPI’lar aracılığıyla ölçmek, yalnızca ilerlemeyi takip etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda üst yönetimi tedariğin önemi konusunda ikna eder.

Tedarikte Kim Çalışır?

Tedarik önemli ve karmaşık bir görev olsa da, tüm organizasyonların özel bir ekibi yoktur. Daha küçük organizasyonlar genellikle finans ekibini tedarik işlevinin kontrolüne koyarken, daha karmaşık satın alma gereksinimleri olan daha büyük şirketler finans ve AP ile birlikte çalışmak üzere özel bir tedarik ekibi istihdam edebilir.

Nitelikli bir ekip, işletmenin harcamalarını şu şekilde düzene sokabilir:

• Risk yönetimi
• Maliyet tasarrufu
• Uyumluluğun anlaşılması
• Sözleşme yönetimi

Aynı zamanda tedarik, diğer departmanlar arasında da iş birliğini içermelidir. Satış, operasyon, pazarlama, dağıtım, üretim ve finans departmanlarıyla doğrudan iletişim hatları sürdürmek hayati önem taşır.

Çoğu adanmış ekibin başında, genellikle yönetim kurulunda da görev alan baş tedarik görevlileri (CPO’lar) bulunur. Bu profesyoneller, tedarik ve tedarik zinciri çabalarını şirketin hedefleriyle uyumlu hale getirir.

İşletmeniz İçin Bir Tedarik Stratejisi Tasarlamak

İşletmenizde halihazırda tedarik süreçleri ve ilgili sistemler mevcut olsa bile, avantajlardan yararlanmak için güçlü bir tedarik stratejisi oluşturmak için asla geç değildir. Kuruluşunuzda satış, envanter ve tedarik yönetimini güçlendirmek istiyorsunuz ancak nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Daha geniş tedarik sürecine ve etkili ve uyumlu bir sistem oluşturmak için neler yapılabileceğine bakalım.

Sağlam bir tedarik stratejisi tasarlamanın birkaç temel unsuru vardır:

• Bugün işletmenizde tedariğin nasıl gerçekleştiğini anlamak
• Tedariğin temel unsurlarını kapsadığınızdan emin olun
• Doğru tedarik modellerini benimsemek
• Teknolojinin tedarik sürecini şirketinizdeki en iyi süreç haline getirmenize nasıl yardımcı olabileceğini anlamak

Tedarik Bugün Nasıl Görünüyor?

Güçlü bir tedarik stratejisi geliştirmek, tedarikin bugün şirketiniz içinde nasıl gerçekleştiğine dair bir anlayışla başlamalıdır. Bu, mal ve hizmetlerin şu anda nasıl tedarik edildiğine ve ilgili sorunların nerede yattığına dair derinlemesine bir bakış gerektirir.

Mevcut tedarik operasyonunuzu incelerken şu soruları göz önünde bulundurun:

• Tedarik sürecinin hangi unsurları çalışanlar için belirsiz veya kafa karıştırıcı?
• Tedarik sürecinin hangi aşamalarında akış darboğazı yaşanıyor?
• Tedarik sürecinin farklı aşamalarında hangi sistemler yer alıyor? Bu sistemler iletişim kuruyor mu?
• Bu sistemlerin her birini kimler kullanıyor ve kimlere erişim sağlayabiliyor?
• Tedarikle ilgili bilgiler merkezi bir konumda mı, yoksa yerel olarak çalışanların bireysel klasörlerinde mi saklanıyor?
• E-postada veya Excel gibi dosyalarda saklanan tedarikle ilgili bilgiler nasıl yönetiliyor?
• Tedarikte yer alan farklı ekip üyeleri kimlerdir?
• Tedarikçilerle hangi iletişim biçimleri kullanılıyor?
• Tedarikçi katılımında hangi sistemler kullanılıyor?
• Tedarikçi ilişkileri yönetiminde hangi sistemler ve iletişim biçimleri kullanılıyor?
• Satıcı verileri nereye kaydedilir? Bu verilere kimler erişebilir?
• Satın alma verileri nereye kaydedilir? Bu verilere kimler erişebilir?
• Bütçe tedarik akışının hangi aşamasında danışılır? Bütçeler her zaman güncel midir?
• Bütçe bilgileri nereye kaydedilir? Bu verilere kimler erişebilir?

Elinizde olanla başlayın ve oradan başlayarak iyileştirmeler yapın ve tüm sistemi uçtan uca kusursuz hale getirin.

Tedarik Temelleri

Genel olarak tedarik, hem ulusal hem de yerel iş ölçeğinde rolünü yerine getirir. En iyi performans gösteren tedarikçilerin hak ettikleri işi almasını sağlarken sağlıklı ve aktif ekonomileri teşvik eder. Tedarik, bu amaç için beş sütuna güvenir. Dikkat etmeniz gerekenler şunlardır:

• Etik.  Etik olmayan uygulamalar ve şeffaflığın eksikliği, sunulan ürün ve hizmetlerin kalitesini ve değerini zedeleyecektir.
• Eşitlik.  Adil ve tek tip bir tedarik sistemi, tüm kuruluşların ve endüstrilerin başarılı olma şansına sahip olmasını sağlar.
• Rekabet.  Önyargısız bir satıcı seçimi girişimi, paranızın karşılığında en iyi değeri elde etmenin mümkün olduğu adil bir pazar sağlar.
• Hesap verebilirlik.  Sürecin bir kısmından sorumlu tutulmayı hak eden herkes vardır. Bu nedenle kayıt tutmanın önemini vurguluyoruz.
• Değer.  Sadece en ucuz fiyatı seçmeyin. Kalitede çok fazla taviz vermek, müşterilerinize sattığınız ürün veya hizmetin değerini düşürür.

Unutmayın: Sadece şirketin kâr marjları ve net karı için değil, aynı zamanda dahil olan tüm oyuncular için daha iyi bir pazar için de çalışıyorsunuz.

Bir Şablon Modeliyle Başlamak

Tedarikin ince ayrıntıları kendi işletmenizin sorumluluğundadır, çünkü sistemin tam olarak nasıl çalıştığı şirketten şirkete değişir. Firmalar küçük veya büyük, merkezi veya küresel olabilir ve buna göre farklı modellerde çalışabilir.

• Yerel model.  Bu modelde karar alma, yerel departmanların yerel koşullarını daha iyi anladıkları ve bürokratik direnç olmadan kararlar alabilecekleri fikriyle departman düzeyinde yapılır. Aynı zamanda, bu ekipler daha geniş perspektifi kaçırır ve merkezi modeldeki bir ekip kadar sorumlu tutulmayabilirler.
• Merkezi model.  Buna karşılık, bu modelde, bir firmada bölgesel lokasyon sayısı ne olursa olsun tedarik üzerinde tam kontrole sahip tek bir departman bulunur. Merkezi bir yaklaşım, genel bütçenin her yerde satın alma kararlarını etkilemesine olanak tanır ve toplu sipariş verme şansına sahiptir, bu da indirimlere kapı açar. Aynı zamanda, yerel departmanların özel ihtiyaçları sonuç olarak radar altında kalabilir.

Her iki yaklaşımın da kendine göre güçlü ve zayıf yönleri var, dolayısıyla “merkez liderliğindeki tedarik” olarak da bilinen hibrit bir model görmek nadir değildir.

Teknoloji Nasıl Yardımcı Olur

Birçok işletme için, özellikle de büyük olanlar için, tedarik küçük bir baş ağrısı değildir. Süreçler genellikle istenenden daha uzundur ve bazen şirketin bütçesinden daha fazla harcama yapmasına neden olur.

Bunun birkaç yaygın senaryodan kaynaklandığı söylenebilir:

• Şirketin Finans ve Tedarik ekipleri iletişim kurmayan ayrı sistemler kullanıyor. Bu, ilgili bilgilerin yalnızca belirli ilgili taraflarca erişilebilir olmasına neden oluyor ve bu da genellikle tedarik süreçlerini yavaşlatıyor ve bütçeler ile harcamalar arasında uyumsuzluk yaratıyor.
• Şirket çalışanları arasında tedarik süreçleriyle ilgili iletişim çeşitli yollarla (e-posta, yüz yüze, Slack vb.) gerçekleşmekte olup, bunların etkin bir şekilde takip edilmesi ve yönetilmesi zor veya imkansızdır.
• Çalışanlar, tedarikçilerden talep etmeleri gereken belirli belgeler konusunda net değiller. Bu, tedarikçilerin işletmeyle işbirliği yapmak için daha uzun ve daha karmaşık bir sürece katlanmak zorunda kalmasıyla sonuçlanıyor.
• Bütçeler yalnızca seçilmiş birkaç kişi tarafından görülebilir ve bütçeler yalnızca satın alımlar yapıldıktan sonra güncellenir. Bu, kuruluşların bütçeyi aşma döngüsüne kolayca kaymasına neden olur.
• Tedarikçi bilgileri içeren birleşik bir veritabanı yoktur. Çalışanların şirketin tercih ettiği tedarikçilerin kim olduğunu anlamaları için kolay bir yolu yoktur. Bu, aynı hizmet için birden fazla tedarikçinin kullanılmasıyla sonuçlanır ve işletmelerin en iyi fiyatlarla üstün hizmet sunan tedarikçileri sürekli olarak kullanmasının önüne geçer.

Peki çözüm nedir? eTedarik olarak da bilinen tedarik yazılımı, kalıpları tahmin etmek ve gelecekteki tedarik kararlarını öngörmek için elektronik sensörler ve veri analitiği kullanır. Tedarik yazılımı ayrıca yeteneklerini veri girişi ve muhasebenin ötesine taşıdı. Yapay zeka, makine öğrenimi ve hatta blok zincirlerinin de mücadeleye girdiğini görüyoruz.

• Yapay zeka,  tedarik zincirinde talep planlama ve tahmin için kullanılabilir. Büyük miktarda veriyi analiz etmek hızlı, ölçeklenebilir ve kolaydır.
• Makine öğrenimi  , lojistik, harcama ve tahmin planlamalarına yardımcı olmak için bu verilerden doğru tahminler üretebilir.
• Blok zincirleri,  işlemlerin dijital bir deftere kaydedilmesi ve süreçte izlenebilirliğin artırılması için nispeten yeni bir gelişmedir.

RFQ işleme, iş akışı onayları ve tedarikçi sözleşme yönetimi gibi tedarikte yer alan tüm adımların otomatik yazılım sayesinde daha akıcı hale geldiğini görüyoruz. İşletmeler tedarik zincirini izleme, iletişimi iyileştirme ve denetimler oluşturmanın tedarik yazılımı aracılığıyla daha kolay olduğunu keşfediyor. Karışıma eklenecek bazı bonus özellikler şunlardır:

• Muhasebe uygulamaları ve kurumsal kaynak planlayıcıları gibi mevcut kurumsal yazılımlarla entegrasyonlar.
• Stok yeniden sipariş noktalarına ulaştığında uyarılar için mobil bildirimler
• Satınalma emirlerinin, onayların ve diğer belgelerin otomatik dağıtımı.
• Kolay yönetim ve kontrol için kullanıcı dostu arayüzler ve gösterge panelleri.
• Bulut tabanlı çözümler, bu programların daha küçük şirketler için bile erişilebilir olmasını sağlıyor.

Tedarikçiler özellikle teklif yazılımında avantaj görüyorlar. Teklif ve fiyat teklifleri için talepleri incelemek ve her biri için rekabetçi bir şekilde teklif vermek, iletişimi yönetmenin çok daha verimli bir yoludur.

Endüstri 4.0’ın bir uzantısı olan tedarik yazılımı, üretim hattının ötesinde üretkenliği artırmak için tedarik zinciri çalışmalarını dijitalleştirmenin yeni yoludur. Otomasyon ve “akıllı” teknolojiler, profesyonellerin işin daha önemli yönlerine odaklanabilmesi için tekrarlayan görevleri azaltmada ön planda olmuştur.

Tedarikte Geleceğiniz Nerede?

Artık tedarik uygulamasının neleri kapsadığı, çok sayıda türü, bir organizasyonun genel iş akışına nasıl uyduğu ve bir tedarik sistemini tasarlamanın ve iyileştirmenin yolları hakkında bilgi sahibi olduğunuza göre, çoğu kişiden daha sorunsuz bir satın alma sürecine daha iyi hazırlanmış olursunuz.

Performansı artırmaya, onayları kolaylaştırmaya ve kurumsal harcamaları kontrol etmeye odaklandığınızda, ürün çıktı kalitenizin arttığını, müşteri memnuniyetinizin yükseldiğini ve maliyetlerin bütçeniz dahilinde kaldığını göreceksiniz.

Dijitalleşmedeki artan eğilimle birlikte, tedarikleri kolaylaştırmanın daha da fazla yolu var. Sadece işinizi yürütmek için gereken tüm mal ve hizmetlere erişmek için yeni teknikler geliştirmekle kalmayıp, bunu daha hassas ve uygun maliyetli bir şekilde de yapabilirsiniz. Yazılım, manuel süreçleri otomatikleştirmek, harcanan zamanı azaltmak ve maliyetlerden tasarruf etmek için mükemmel bir çözüm haline geliyor.

SSS

Tedarik tam olarak nedir?

Bir işletmedeki tedarik, tedarikçileri kaynaklama ve bu tedarikçilerden mal veya hizmet satın alma eylemidir. Pazarlık ve teklif verme, sözleşme yönetimi ve iş harcama yönetimini içerebilir. Çalışanların yapmak istediği satın alımları onaylamak kendi başına çok fazla yönetim gerektirir ve ekipleri merkezi ve akıcı satın alma siparişi süreçlerini içeren tedarik süreçlerini uygulamaya yönlendirir.

Satınalma ile tedarik arasındaki fark nedir?

Tedarik, daha büyük satın alma sürecinin bir parçasıdır. Tedarik tek başına, kuruluşların satın almak istediği mal ve hizmetlerin kaynaklanması ve edinilmesi anlamına gelir.

Tedarik örneği nedir?

Bir organizasyonun işletmeyi desteklemek için yaptığı herhangi bir satın alma tedariktir. Tedarik örneği, bir organizasyon için bilgisayarlar veya malzemeler gibi herhangi bir fiziksel mal veya ürün veya bir SaaS yazılımına, iş yönetimi çözümüne vb. aboneliktir.